Dipartimento NewsInformazioni mese maggio

Informazioni mese maggio

A) Accesso ai locali: 

• per ogni singola giornata sarà autorizzabile, in base a esigenze di carattere specifico indicate dal richiedente (per es. recupero di materiali lasciati in ufficio o necessità di usare strumenti indisponibili a casa), non più del 20% del personale normalmente presente;

• il personale afferente al DSPS è invitato a programmare settimanalmente la propria richiesta di presenza in sede. Tale richiesta dovrà essere inoltrata al Direttore (e per cc al RAD) entro e non oltre le ore 19 del giovedì precedente la settimana programmata, in modo da consentire al Direttore di inviare la programmazione settimanale degli accessi al dott. Gabriele Gentilini ogni venerdì entro le 17.00 e al RAD di richiedere un numero adeguato di DPI (mascherine, guanti, disinfettante) per gli accessi per la settimana successiva.

B) Consegna di documentazione da lasciare agli uffici amministrativi:

• la documentazione in originale che il personale TA deve acquisire (ricevute di spese di missione, rimborsi, spese da fondo economale, ecc.) può essere lasciata nella cassetta della posta "Amministrazione" che si trova fra le cassette della posta al 2° piano, nell'atrio davanti agli ascensori.

• Per non creare confusione e "mescolanza" fra i vari documenti, si invita a mettere ogni  pratica di missione/rimborso/ecc in singole buste, scrivendoci sopra il nome di chi la consegna e, se ben individuabile, anche quello del collega che se ne occupa: es. per le missioni Stefania Innocenti, per il rimborso per cassa Nadia Cini, ecc.

• E’ bene conservare fotocopia della documentazione consegnata (non essendo consegnata di persona, è un accorgimento utile per entrambe le parti);

• si consiglia di comunicate per e-mail a /alla collega amministrativo/a che evaderà la pratica che è stata lasciato documentazione nel cassetto. Questo è utile anche per programmare da parte della segreteria amministrativa la venuta in dipartimento per    prendere la documentazione consegnata ed evadere quanto prima la pratica.

• i contatti con l’utenza (docenti, assegnisti, borsisti, dottorandi, collaboratori esterni, ecc) continueranno ad avvenire esclusivamente per e-mail, per telefono (sono stati comunicati i cellulari privati di tutti colleghi amministrativi del DSPS)) ed anche con riunioni su google meet, come già si sta facendo.

• La presenza degli amministrativi non ci sarà tutti i giorni e non a giornate fisse, ma in base alla necessità di acquisire documentazione da portare  a casa per proseguire a lavorare in modalità smart working.

• Qualora ci fosse la necessità assoluta di incontrare in presenza un collega TA, si chiede di contattare direttamente il collega in modo da verificare se il problema non sia risolvibile con le modalità elencate sopra; se così non fosse possibile, per fissare un appuntamento, nel rispetto di tutte le indicazioni per la sicurezza che l'emergenza ci impone.